Description
تفصیل
تاریخی دستاویزات جمع کرنے والا فرد ایک ایسے پیشے سے تعلق رکھتا ہے جس کا کام معلومات کا جائزہ لینا‘ انہیں جمع کرنا‘ ترتیب دینا‘ محفوظ بنانا‘ اپنی نگرانی میں رکھنا اور ان لوگوں کو جنہیں ان معلومات کی ضرورت ہو‘ رسائی دینا ہے۔ان معلومات کی کئی شکلیں ہوسکتی ہیں۔ یہ معلومات تصویری‘ تحریری‘ آڈیو‘ ویڈیو‘ خطوط‘ دستاویزات وغیرہ کی صورت میں ہوسکتی ہیں۔ ان دستاویزات کو جمع کرنے والے کی بنیادی ذمہ داریوں میں یہ بات بھی شامل ہے کہ وہ اس بات کا خیال رکھے کہ جن دستاویزات کو وہ جمع کررہا ہے اور ان معلومات کو اکٹھا کرنے اور انہیں محفوظ بنانے‘ انتظامی اخراجات اور حوالہ جات کی فراہمی پر جو لاگت آرہی ہے وہ اس کی قدر کے مطابق ہے۔ اس کی ذمہ داری یہ بھی ہے کہ وہ یہ بات دریافت کرے اور تحقیق کے بعد فیصلہ کرے کہ وہ دستاویز کس کی لکھی ہوئی یا تیار کی ہوئی ہے کیونکہ مختلف ادارے دستاویزات تیار کرتے ہیں مثلاً سرکاری ادارے‘ تجارتی ادارے‘ تعلیمی ادارے اور لوگوں کی ذاتی طور پر جمع کی ہوئی دستاویزات۔ بہتر یہ سمجا جاتا ہے کہ یہ دستاویزات اسی ترتیب میں رکھی جائیں جیسے کہ اس کے خالق نے انہیں ترتیب دیا ہو یعنی ایک ادارے کی دستاویزات دوسرے ادارے کی دستاویزات میں مدغم نہ ہونے پائیں۔ ان دستاویزات کو ترتیب وار رکھنے کے دو طریقے ہیں۔ ایک شعوری اور دوسرا عملی۔ دونوں طریقوں میں بنیادی ترتیب کا خیال رکھا جاتا ہے۔ مہتمم کو اس بات کا خیال رکھنا چاہئے کہ ان دستاویزات کو تیار کرنے والے نے انہیں کیوں تیار کیا تھااور کس طرح ترتیب دیا تھا۔ اگر اس مہتمم نے ان کی ترتیب بدل دی تو یہ دستاویزات ان سوالات کے جوابات نہ دے سکیں گی جن کے لئے ان کو تخلیق کیا گیا تھا اور یوں اس کی اہمیت اور افادیت ختم ہوکر رہ جائے گی تاہم خالق کی ترتیب ہمیشہ بہترین نہیں ہوتی بلکہ ایک اچھا ماہر اپنے تجربے کی روشنی میں بہتر ترتیب فراہم کرسکتا ہے۔
